Khắc dấu tròn công ty là quá trình tạo con dấu đại diện chính thức của một doanh nghiệp, tổ chức, dùng để xác nhận tính pháp lý của các văn bản, giấy tờ trong hoạt động kinh doanh. Theo Luật Doanh nghiệp 2020 (có hiệu lực từ ngày 1/1/2021), việc khắc và sử dụng con dấu được quy định tự do hơn so với trước đây, mang lại sự linh hoạt và tiện lợi cho doanh nghiệp.

1. Đặc điểm con dấu công ty

Hình dạng:
- Hình dạng tròn là phổ biến nhất, thường được sử dụng cho các văn bản chính thức.
- Hình vuông, oval, hoặc các hình khác cũng được chấp nhận, tùy theo quyết định của doanh nghiệp.
Kích thước:
- Thường có đường kính từ 36mm – 42mm đối với dấu tròn.
- Các kích thước khác có thể tùy chỉnh nhưng cần đảm bảo tính cân đối và dễ đọc.
Nội dung trên con dấu:
- Tên doanh nghiệp: Ghi đầy đủ hoặc viết tắt theo đăng ký kinh doanh.
- Mã số doanh nghiệp: Thay cho số đăng ký kinh doanh (bắt buộc phải có).
- Địa chỉ (tùy chọn): Một số doanh nghiệp thêm địa chỉ để dễ nhận diện.
- Logo (nếu có): Giúp tăng tính nhận diện thương hiệu.
Chất liệu:
- Mặt dấu làm từ cao su tổng hợp, đảm bảo độ bền cao.
- Phần thân dấu làm từ nhựa cao cấp, nhẹ và dễ sử dụng.

2. Quy định về con dấu công ty theo Luật Doanh nghiệp 2020

Theo Điều 43, Luật Doanh nghiệp 2020, quy định về con dấu được nới lỏng với các điểm nổi bật như sau:

Quyền tự do quyết định hình thức và nội dung:
- Doanh nghiệp có quyền tự thiết kế con dấu, bao gồm hình dạng, kích thước, và nội dung.
- Không bắt buộc phải có biểu tượng Quốc huy như trước đây.
Không bắt buộc phải thông báo mẫu dấu:
- Từ năm 2021, doanh nghiệp không cần thông báo mẫu dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh.
- Doanh nghiệp tự chịu trách nhiệm về việc sử dụng con dấu.
Số lượng con dấu:
- Không giới hạn số lượng con dấu mà doanh nghiệp được sở hữu.

3. Quy trình khắc dấu công ty

Chuẩn bị nội dung khắc dấu:
- Tên đầy đủ của doanh nghiệp (theo giấy phép kinh doanh).
- Mã số doanh nghiệp (bắt buộc phải có).
- Logo hoặc biểu tượng nhận diện (nếu cần).
Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ khắc dấu:
- Chọn đơn vị uy tín, có kinh nghiệm trong khắc dấu doanh nghiệp.
- Đảm bảo chất lượng khắc sắc nét, đúng yêu cầu.
Thực hiện khắc dấu:
- Cung cấp thông tin và thiết kế mẫu cho đơn vị khắc dấu.
- Kiểm tra kỹ mẫu dấu trước khi sản xuất.
Nhận và sử dụng dấu:
- Bảo quản dấu cẩn thận, chỉ những người được ủy quyền mới được sử dụng.
- Dùng dấu đúng mục đích để tránh rủi ro pháp lý.

4. Công dụng của con dấu công ty

Xác nhận tính pháp lý:
- Đóng dấu lên hợp đồng, biên bản, hóa đơn để thể hiện tính chính thức và hợp lệ.
Nhận diện thương hiệu:
- Logo và nội dung trên con dấu giúp tăng tính chuyên nghiệp và nhận diện doanh nghiệp.
Hỗ trợ trong hoạt động kinh doanh:
- Thể hiện uy tín và sự minh bạch trong giao dịch.

5. Lưu ý quan trọng khi khắc và sử dụng con dấu

Đảm bảo đúng thông tin pháp lý:
- Kiểm tra kỹ nội dung trên con dấu để tránh sai sót (đặc biệt là tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp).
Bảo mật con dấu:
- Chỉ những người được ủy quyền mới có quyền sử dụng dấu để tránh lạm dụng.
Không lạm dụng con dấu:
- Con dấu không phải là yếu tố duy nhất xác định tính pháp lý; cần kết hợp với các chữ ký hoặc văn bản liên quan.

Lưu ý: Đối với những doanh nghiệp được thành lập trước 01/07/2015 thường là những công ty có dấu do cơ quan công an cấp, do đó đối với những doanh nghiệp này khi khắc lại dấu mới cần chú ý thêm thủ tục trả dấu cũ và thông báo mẫu dấu cũ.

THỦ TỤC TRẢ DẤU SAU KHI KHẮC LẠI MẪU DẤU MỚI:

Hồ sơ trả con dấu cho cơ quan công an:

1. Công văn đề nghị trả con dấu (Nếu rõ lý do trả dấu)
2. Bản gốc Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu.
3. Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (bản sao công chứng)
4. Giấy giới thiệu (nếu người đi thực hiện thủ tục không phải là người đại diện theo pháp luật)

Quy trình trả dấu:

Sau khi nộp hồ sơ trả dấu pháp nhân, trong vòng 5 ngày làm việc (không tính thứ 7, CN và ngày lễ) cơ quan công an sẽ ra biên bản hủy dấu. Khi tới lấy kết quả, doanh nghiệp mang theo dấu cũ để thực hiện hủy dấu và nhận kết quả là biên bản xác nhận đã hoàn thành thủ tục trả con dấu.

Nếu không trả có bị xử phạt hay không?

Hiện nay chưa có văn bản nào quy định cụ thể về việc nếu không trả con dấu cho cơ quan công an thì có bị xử phạt hay không. Tuy nhiên doanh nghiệp nên thực hiện điều này để đảm bảo trong trường hợp quy định của pháp luật mới có thể phát sinh sau đó tránh bị phạt một cách không đáng có.

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG VÀ TRA MỰC DẤU TRÒN CÔNG TY: